Time to hire คืออะไร คำนวนอย่างไร แล้วเอาไปใช้งานต่ออะไรได้บ้าง

ขอตอบไปทีละข้อจากตัวคำถามนะครับ

Time to hire คืออะไร
Time to hire คือการหาระยะเวลาในกระบวนการสรรหาบุคลากร ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ที่จะช่วยลดปัญหาพนักงานขาดตอน และการสูญเสียบุคลากรที่มีพรสวรรค์  การได้มาซึ่งพนักงานหนึ่งตำแหน่ง ในแต่ละสายงาน และระดับงานนั้น ใช้เวลาที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง กระบวนการสรรหาบุคลากรอาจจะใช้เวลานาน โดยระยะเวลาในการสรรหาบุคลากรที่นานเกินไปนั้น อาจสร้างปัญหาใหญ่ๆได้สองกรณี คือ เกิดตำแหน่งว่างในช่วงรอยต่อของพนักงานเก่าที่ลาออกกับพนักงานใหม่ที่เข้ามา ทำให้เกิดการติดขัดในการทำงาน และอีกเรื่องหนึ่งก็คือ เราอาจจะสูญเสียบุคลากรที่มีพรสวรรค์ ( Talent ) ให้กับบริษัทอื่นที่ยื่น offer ก่อนเรา ถ้าหากเราใช้เวลาที่นานเกินไป

คำนวนอย่างไร
Time to hire = วันสัมภาษณ์วันแรก - วันเข้างานวันแรก ยกตัวอย่างเช่น นายนพพร ตำแหน่ง Sales Coordinator มีสัมภาษณ์วันแรก วันที่ 8 ตุลาคม 2562 และเข้าทำงานวันแรกวันที่ 15 พฤศจิกายน 2562 นั่นหมายความว่า เราใช้เวลาไปทั้งหมด 39 วันในการสรรหาตำแหน่ง Sales Coordinator หากเอชอาร์ต้องการทราบค่าเฉลี่ย ให้นำค่า Time to hire ของทุกคนที่มี Job Description เดียวกันมาหาค่าเฉลี่ย โดยนำเอาจำนวนวันทั้งหมดบวกกัน แล้วหารด้วย จำนวนคนที่อยู่ในกลุ่มนี้ จะได้ค่าเฉลี่ยออกมา

แล้วเอาไปใช้งานต่ออะไรได้บ้าง
สิ่งที่ควรจะเป็นสำหรับ Time to hire ก็คือ พนักงานในระดับ Early entry, operation ควรจะต้องมี Time to hire ที่สั้นที่สุดในบริษัท และไม่ควรเกิน 35 วัน ระดับต่อมาควรจะเป็น Supervisor หรือ mid-senior level ระยะเวลาที่มากที่สุดไม่ควรเกิน 45 วัน และกลุ่มที่จะใช้เวลานานที่สุดจะเป็นกลุ่ม Senior level, group head, director ซึ่งอาจจะสูงถึง 60 วันเลยก็ได้

ถ้าหาก Time to hire ของคุณใช้เวลานานเกินไปนั้น อย่างที่กล่าวไปแล้ว อาจจะส่งผลเสียเรื่องของค่าเสียโอกาสในตำแหน่งงานที่ว่างลง ความไม่ลื่นไหลของการทำงาน และการเสียผู้สมัครที่ดีให้กับบริษัทอื่น ให้ลองไปวิเคราะห์ working process ของการจ้างงานว่ามีการสัมภาษณ์ที่ซับซ้อน หรือการใช้เวลาคัดกรองที่นานเกินไปหรือไม่ และถ้าหาก Time to hire ของคุณสั้นมากเช่นคุณได้พนักงานคนใหม่ใน 5 วัน นั้นหมายถึงความเสี่ยงที่คุณอาจจะยังไม่ได้คัดกรองผู้สมัครที่อาจจะยังไม่ดีมากพอ อาจจะต้องเพิ่มขั้นตอนในการคัดกรองให้พอดี

สิ่งที่ HR ควรทำ
HR ควรทำการเก็บค่า Time to hire นี้ ในทุกๆ กลุ่มงาน และทุกๆ ระดับชั้นของงาน ตั้งแต่ระดับฝึกงาน ระดับปฏิบัติการ Supervisor Manager Director และควรเก็บค่านี้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อดูว่า เวลาที่เราใช้สรรหาบุคลากรนั้นนานมากขึ้น หรือสั้นลง เพื่อที่จะนำมาเป็นค่าเริ่มต้นในการพัฒนาประสิทธิภาพการจ้างงานในเชิงเวลา โดยทำเป็น HR Recruitment Project ได้อีกด้วย

Time to Hire คือจำนวนวันที่ใช้ไปตั้งแต่มีการตัดสินใจชัดเจนว่าจะต้องมีการจ้างเกิดขึ้นจนกระทั่งมีการเซ็นสัญญา นับจากวันที่ HR มีการพูดคุยกับหัวหน้างานเพื่อรับ Requirement (อย่าสับสนกับการ Post เปิดตำแหน่งนะครับ) ไปถึงวันที่เซ็นสัญญาเรียบร้อย

ผมจะแนะนำให้ใช้ Time to Onboard มากกว่า เพราะจะเป็นการนับจากวันที่ตัดสินใจจะต้องจ้าง จนถึงวันที่ผู้สมัครมาเริ่มงาน เพราะอะไร?

เพราะว่าในทุกๆวันที่ไม่มีคนมาทำงานนี้(รวมถึงช่วง Notice Period จากที่ทำงานเก่าของผู้สมัครด้วย) เป็นผลกระทบต่อธุรกิจ ยิ่งถ้าตำแหน่งที่กระทบเม็ดเงินสูงมากๆ ก็เท่ากับแนวโน้มการขาดรายได้ที่สูงขึ้นของบริษัท รวมไปถึงบางตำแหน่งอาจต้องมีคนทำชั่วคราว หรือทำงานเพิ่มส่วนของตำแหน่งว่างนี้ด้วย ก็เท่ากับ Workload มหาศาลกองอยู่บนอีกคนหนึ่งนั่นเอง ยิ่งยาวก็ยิ่งมีผลต่อ Performance ของพนักงานที่มาทำแทน หรือทำเพิ่ม

ดังนั้นยิ่ง Time to Onboard สั้นเท่าไหร่ ก็หมายความว่าธุรกิจสูญเสียน้อยเท่านั้น

สรุปนะครับ 
Time to Hire คือจำนวนวันตั้งแต่มีการตัดสินใจจะต้องจ้างงาน(ไม่ใช่จากวันที่สัมภาษณ์) จนถึงวันเซ็นสัญญา
Time to Onboard คือจำนวนวันตั้งแต่มีการตัดสินใจจะต้องจ้างงาน(ไม่ใช่จากวันที่สัมภาษณ์) จนถึงวันเริ่มงาน (แนะนำให้ใช้ตัวนี้)
ยิ่งจำนวนวันน้อยเท่าไหร่ ก็ยิ่งกระทบธุรกิจน้อยลงเท่านั้น