Job Description ควรจะใส่อะไรบ้าง? เราจะรู้ได้ไงว่าควรเขียนแบบไหน ❓

ปัญหาหนึ่งที่ผมเคยเจอ ไม่ว่าจะในฐานะผู้สมัครเอง หรือในฐานะ HR ก็คือ JD ของบริษัทมันไม่ชัดเจน ซ้ำซาก จำเจ ไม่โดดเด่น, บริษัทนี้ทำอะไรกันแน่, สรุปงานต้องทำอะไรบ้าง, เงินเดือนน้อยจัง แต่งานทำไมเยอะจัง, Requirement โหดไปรึเปล่านะ และอื่นๆอีกมากมาย ผู้สมัครแค่อ่านก็ไม่กล้าสมัครละ หรือสมัครไปพอไปสัมภาษณ์จริงๆ อ้าวไม่ตรงซะงั้น(ประสบการณ์ตรง) HR ก็ไม่รู้ว่าจะเขียนอะไรลงใน JD ดี มันก็จะออกมาอย่างที่เราเห็นกันบ่อยเช่น Team Player, Work Well Under Pressure, Good Communication คลาสสิคมาก แต่ไม่ได้หมายความว่าสิ่งเหล่านี้ไม่ควรเขียนนะครับ

===

แต่จะเขียน JD ยังไงให้มันดีล่ะ?

===

ก่อนอื่นต้องทบทวนกันหน่อยว่าส่วนประกอบของ JD ที่ควรจะมี(แต่บริษัทบางแห่งไม่มี) คือ 

25% แนะนำบริษัทว่าทำอะไร ลูกค้ากลุ่มไหน 

5% Culture โดยรวมขององค์กร(สรุปสั้นๆ 1-2 ประโยค)

30% เนื้องานของตำแหน่งนั้นๆ

        3.1 ความรับผิดชอบโดยตรง คือ ใช้เวลาเกินกว่าครึ่งทำงานนี้

        3.2 ความรับผิดชอบทางอ้อม คือ ต้องลงไปทำงานเหล่านี้บ้าง แต่ไม่มาก

        3.3 สิทธิ์การตัดสินใจ

30% Requirement

        4.1 ประสบการณ์ที่จำเป็นต้องมี

        4.2 ประสบการณ์ที่มีก็ดี

        4.3 ทักษะที่จำเป็นต้องมี (Hard & Soft Skill)

        4.4 ทักษะที่มีก็ดี (Hard & Soft Skill)

10% Benefits บางที่เน้นซะเยอะเกิน แต่ก็เข้าใจได้ว่าต้องการดึงผู้สมัคร

ซึ่งในการเขียนจริงๆ มันไม่มีรูปแบบตายตัวว่าต้องจัดเรียงแบบไหน ตราบใดที่มีรายละเอียดครบ แต่สิ่งที่ช่วยให้ดึงดูดได้ดีขึ้นที่จะแนะนำคือ

1. การเขียนแบบ Inclusivity คือการเขียนเหมือนผู้สมัครได้เป็นพนักงานแล้ว จะทำให้ผู้สมัครเห็นภาพมากขึ้นและตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าตรงไม่ตรง และจะทำได้ไม่ได้ ใช้คำแทนตัว You will….. ไปเลย เพื่อให้ผู้สมัครเห็นภาพ(อันนี้ผมได้จากการ Training โดยบริษัทที่พัฒนาสายงาน Recruitment โดยเฉพาะเลย)

2. การเขียนเพื่อสร้าง Emotional Connection คือการเขียน Mission ของบริษัทในมุมที่เป็น Passion ขององค์กรจริงๆ เพราะจะดึงให้คนที่มี Passion คล้ายๆกันเข้ามาได้ และพวกเค้าจะมีโอกาสอยู่ได้นานขึ้น เช่น We dedicate our time to help… เป็นต้น

===
ส่วนประกอบและวิธีเขียนไปแล้ว แต่สิ่งที่ HR ที่ทำหลายอย่างจะพลาดคือ ความชัดเจนของ JD ซึ่งความชัดเจนที่ว่า มาจากไหน ก็คือเราในฐานะ HR รู้จัก Culture บริษัท และสถานการณ์ของทีมนั้นๆแค่ไหนบ้าง หรือพูดง่ายๆคือ เราจะต้องเข้าใจธุรกิจและความเป็นไปของบริษัทและทีมเสมอ HR ควรจะเป็น Business Partner ให้มากที่สุด เพื่องานเราจะไปได้ถูกทาง ไม่เสียเวลามากเกินไปในการทำงาน

.

Culture: คนบุคลิกแบบไหนที่จะอยู่ในบริษัทเราได้นาน? / ลักษณะการสื่อสารแบบไหนที่ในบริษัทชอบ / คนๆนั้นต้องมีความยืดหยุ่นแค่ไหน? / เป็นองค์กรสมัยใหม่ สมัยเก่า? / ขั้นตอนการทำงานของบริษัทเราเป็นยังไง? เหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างคำถามที่ HR ต้องสังเกตและถามเพื่อให้เกิดความชัดเจน และสื่อออกมาใน JD

.

  Situation: ทีมที่กำลังหาคนแน่นอนอาจจะมี JD เก่าที่เคยใช้ แต่มันไม่ได้ใช้ได้เสมอไป สิ่งที่ควรรู้ให้ชัดเจนคือ Requirement นั่นแหละ ประสบการณ์/ทักษะที่จำเป็นต้องมีหรือมีก็ดี ต้องแยกให้ออก เป็นไปไม่ได้ที่จะต้องมีทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีคำถามอื่นอีกคือ ทีมมีกี่คน? ทีมกำลังประสบปัญหาอะไร? ทีมมีทิศทางอย่างไร? เช่นกัน นี่คือสิ่งที่ HR ต้องสังเกตและถาม แล้วสื่อออกมาใน JD ให้ได้

.

สิ่งที่อยากจะสรุปในการเขียน JD ก็คือในแง่ส่วนประกอบเชื่อว่า HR ส่วนใหญ่รู้อยู่แล้วว่าต้องใส่อะไร แต่ปัญหาคือ HR ไม่ได้เข้าใจธุรกิจและบริษัทมากพอจนสามารถสื่อสารใน JD ได้ชัดเจน มันจึงทำให้ผู้สมัครที่เข้ามาอาจจะไม่ตรง, จำนวนมาก/น้อยเกินไป และ/หรือ อยู่ไม่นานก็ออก

.

การเข้าใจธุรกิจและความเป็นไปของบริษัท ให้ประโยชน์กับ HR มหาศาล(ลดเวลาทำงาน ลดปริมาณงาน งานไปถูกทิศทาง)