จะวัดผลพนักงานทางไกลอย่างไร ?

การจ้างงานและลักษณะงาน (Workforce) หลัง COVID-19 เปลี่ยนไปอย่างมาก การจ้างงานแบบชั่วคราว (part-time, contract) จะเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ลักษณะงานจะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ในที่ทำงานหรือสถานประกอบการหนึ่งอาจจะมีทั้งงานที่สามารถทำจากบ้าน ร้านกาแฟ หรือที่ไหนก็ได้แต่สามารถส่งมอบงานได้ตามที่ตกลง งานที่จำเป็นต้องมาปฏิบัติงาน ณ สถานที่ทำงานทั้งเต็มเวลาและ flexible time-in, time-out  หลายบริษัทกำลังพิจารณาให้สัดส่วนของแรงงานแบบไม่ต้องมาทำงานที่ Office หรือ Working site มีเพิ่มขึ้น ความกังวลของนายจ้างหรือหัวหน้างานต่อสถานการณ์นี้คงเป็นเรื่องของการที่จะติดตามงานและวัด Productivity หรือ Performance ของพนักงานกลุ่มนี้ มีแนวทางในการดำเนินงานดังนี้

1. ระบุและแยกให้ชัดเจนว่างานหรือตำแหน่งงานใดทำจากที่บ้านได้ เพราะไม่ใช่ทุกงานที่สามารถทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่จะทำให้องค์กรสามารถรู้ล่วงหน้าว่าจะมี  Workforce กี่ % ที่ต้องออกแบบเครื่องมือและการดูแลที่แตกต่างไปจากคนที่ทำงานออฟฟิศคือเริ่มต้นศึกษาข้อมูล Benchmark จากองค์กรต่าง ๆ พิจารณาลักษณะธุรกิจ บริบทองค์กร (Context) วัฒนธรรมองค์กร (Culture) หลังจากนั้น สิ่งที่ต้องพิจารณาต่อไปคือการปรับ "นโยบายและแนวปฏิบัติ" หรือระบบงาน HR ต่างๆ ให้สอดคล้องตามไปด้วย เช่น การพิจารณาเรื่องสัญญาจ้างงานแบบใหม่ๆ ที่ยืดหยุ่น หากงานใดที่มีลักษณะเป็นการบริการ การสนับสนุนข้อมูลและสามารถส่งมอบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในอนาคตอาจเปิดโอกาสให้จ้างเป็นลักษณะ Part-time และออกแบบโครงสร้างของหน่วยงานนั้นให้คล่องตัว มีจำนวนพนักงานประจำเท่าที่จำเป็น (อัตราส่วน Full time employee มีผลโดยตรงต่อ People cost ขององค์กร พูดง่ายๆ คือทำอย่างไรให้ใช้คนน้อยแต่มีประสิทธิภาพสูง)
2. ทบทวนการจัดสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ใหม่ให้เหมาะสม การใช้ประโยชน์ของพื้นที่สำนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น เพิ่ม Co-Working space หรือ conference room/corner เปลี่ยนเครื่องโทรศัพท์พื้นฐานประจำตัวบุคคลเป็นระบบการประชุมทางไกล จัดให้มี Share-point หรือพื้นที่ส่วนกลางในการจัดการข้อมูลและติดต่อสื่อสารกันระหว่างพนักงาน การพิจารณาลงทุนกับระบบการประชุมทางไกลพื้นฐานขององค์กร (ที่มั่นใจว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้จากที่บ้านและยังคงเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรไว้อย่างมีประสิทธิภาพ)
3. จากเดิมการวัดผลงานในตอนที่พนักงานยังมาทำงานที่ออฟฟิศ หัวหน้างานสามารถติดตามและดูแลใกล้ชิดมากกว่า คือเห็นทั้ง “ผลงาน” และ “พฤติกรรม” ระหว่างการทำงาน จะถูกเปลี่ยนไปเป็น “เห็นแต่ผลงาน” เท่านั้น คำถามที่ตามมาคือจะวัดผลงานอย่างไร คำตอบแสนจะเบสิคก็คงจะเป็น “วัดจากสิ่งที่ต้องทำให้เห็นออกมาเป็นรูปธรรม”

ข้อแนะนำที่อยากฝากคือ
1) ควรพูดคุย สื่อสารทำความเข้าใจกับพนักงานว่าเมื่อลักษณะการทำงานเปลี่ยน การวัดผลจำเป็นต้องปรับตามไปด้วย การนำวิธีการวัดผลแบบพิจารณาที่ผลลัพธ์หรือผลกระทบ (Outcome & Impact) จะทำให้หัวหน้างานสามารถประเมินผลงานได้ชัดเจนจับต้องได้มากขึ้น
2) หัวใจสำคัญของการวัดผลแบบเน้นผลลัพธ์ (Result-based) คือ การสร้างให้พนักงานมีความรับผิดชอบในผลงาน (Accountability) ทำงานแบบยืดหยุ่น (Flexibility) และตกลงเรื่องวิธีการวัดผลที่ชัดเจนร่วมกัน พนักงานและหัวหน้างานจะต้องตกลงร่วมกันถึงเป้าหมายปลายทางที่ต้องทำให้สำเร็จบนการบริหารจัดการที่ยืดหยุ่น (Flexibility) เพราะหัวหน้าไม่สามารถมองเห็นวิธีการทำงาน พฤติกรรมบนสภาพแวดล้อมเดิมได้อีกต่อไป
3) นอกจากเป้าหมาย ตัวชี้วัด สิ่งที่ส่งมอบแล้ว องค์กรส่วนใหญ่มองมิติการประเมินผลงานด้วยการพิจารณาเรื่องพฤติกรรมที่คาดหวังร่วมด้วย งานได้ผล คนก็ต้องเป็นสุข เมื่อลักษณะงานเปลี่ยน หัวหน้างาน องค์กรก็ต้องปรับเปลี่บนมุมมองเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วย วิธีการที่แนะนำคือ HR ควรหารือร่วมกับหัวหน้างานถึงลักษณะงานที่พนักงานปฏิบัติ Management Style ของหัวหน้างานท่านนั้นๆ ความท้าทาย ความกังวล ข้อจำกัดที่เจออยู่เพื่อร่วมกันกำหนดและสื่อสารออกไปว่าองค์กรคาดหวังให้พนักงานปฏิบัติตัวอย่างไร เช่น ประกาศเป็นแนวปฏิบัติสำหรับพนักงานที่ทำงานจากบ้านในเรื่องของความรับผิดชอบในงาน ความถี่และช่องทางในการติดตามและสื่อสารในเรื่องงาน การมีส่วนร่วมในกิจกรรมหรือการพูดคุยของทีมงาน การพัฒนาและการเรียนรู้ตามแผนพัฒนา เป็นต้น